丁寧に書こうとして、依頼、理由、例外、期限を一文へ詰めると、読み手は自分が何をすべきかを探すことになります。一文一義は、句点を増やす規則ではなく、一つの文が担う中心的な役割を一つにする編集基準です。
一文に一つの論点を置く
文化庁の「公用文作成の考え方」は、文を短くし、一文の論点を一つにすること、三つ以上の情報は箇条書きを使うことを示しています。また、結論を早めに示し、読み手の視点で構成するよう求めています。
社内文書にもそのまま応用できます。まず、文章の中の「知らせる」「依頼する」「条件を示す」「理由を説明する」を見分けます。
先に用件、後から理由を書く
改善前：
参加人数が増え、会場準備に時間が必要なため、参加予定の方は6月10日までに担当へ人数を返信していただけますでしょうか。
改善後：
参加予定の方は、6月10日17時までに人数をご返信ください。
会場準備のため、例年より早く確認します。
最初の文だけで、誰が、いつまでに、何をするかが分かります。理由を削るのではなく、判断に必要な順番へ並べ替えます。
依頼と条件を分けても要件は変えない
長文を分割するとき、元の依頼を別の内容へ変えてはいけません。
改善前：
資料を確認して参加可否を返信し、参加する場合は申込書も提出してください。
改善後：
まず、資料をご確認ください。
次に、参加の可否をご返信ください。
参加する場合は、申込書もご提出ください。
提出が必要という条件は残したまま、順序だけを見えるようにします。
10分で見直す
最初の2分で、用件、対象者、期限、提出先に印を付けます。次の3分で、接続助詞の「ので」「が」「て」が続く文を探し、役割ごとに分けます。
続く3分で、期限を「近日中」から具体的な日時へ、指示語を「こちら」から対象名へ直します。デジタル庁デザインシステムも、リンクの目的が文字だけで分かる具体的なリンクテキストを勧めています。
最後の2分で、読み手の行動が一つずつ残っているか、条件と例外を落としていないか確認します。
表と箇条書きへ逃がす
日時、場所、持ち物、手順のように同じ階層の情報が三つ以上あるなら、一文を伸ばさず箇条書きにします。
- 日時：6月12日 10時〜11時
- 場所：第2会議室
- 持ち物：社員証、配布資料
複数の提出物には番号を振ります。背景説明を箇条書きにしても行動が分かりやすくなるとは限らないため、読者が照合する項目を優先します。
短くしすぎて関係を切らない
「雨天の場合は、会場を変更します」のように条件と結果が一組なら、一文のままで自然です。すべてを短文へ分けると、どの条件がどの行動に掛かるか分からなくなることがあります。
文の長さではなく、読者が頭の中で情報を並べ替えずに理解できるかで判断します。主語と述語、条件と結果、指示語と対象を近くに置きます。
送信前の確認項目
- 冒頭の二文で用件が分かる
- 対象者が明記されている
- 一文の依頼は一つになっている
- 期限は日付と時刻で示されている
- 条件と例外が元の要件から変わっていない
- リンク文字だけで遷移先が分かる
- 問い合わせ先がある
最初から美文を作る必要はありません。まず用件を書き、役割が重なった文だけを分ける。それが、一文一義を実務で使う最短の手順です。